회사에는 항상 이런 사람들이 있습니다.
같은 시간 동안 일을 하는데도
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더 여유 있어 보이는 사람
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일 처리가 빠른 사람
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성과가 좋은 사람
반대로 어떤 사람들은
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항상 바쁘고
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업무에 쫓기고
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실수가 많습니다.
이 차이는 대부분 업무 능력보다 업무 정리 능력에서 발생합니다.
일을 잘하는 직장인들은 공통적으로 자신만의 업무 관리 시스템을 가지고 있습니다.
이 글에서는 직장인들이 실제로 사용하는 업무 정리 방법을 정리해보겠습니다.
1. 일을 잘하는 직장인은 “업무를 밖으로 꺼낸다”
많은 직장인들이 모든 일을 머리로 관리합니다.
하지만 이것은 매우 위험한 방법입니다.
사람의 기억력에는 한계가 있기 때문입니다.
일을 잘하는 직장인들은 항상
모든 업무를 기록합니다.
예를 들면
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해야 할 일
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진행 중인 업무
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아이디어
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회의 내용
이 모든 것을 기록합니다.
대표적인 방법은 다음과 같습니다.
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업무 노트
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업무 관리 앱
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메모 시스템
핵심은 이것입니다.
업무는 머리가 아니라 시스템으로 관리해야 합니다.
2. 업무를 “우선순위”로 정리한다
업무 정리에서 가장 중요한 것은
우선순위입니다.
모든 일을 동시에 처리하려고 하면 대부분 실패합니다.
일 잘하는 직장인들은 업무를 다음 기준으로 분류합니다.
아이젠하워 매트릭스 (Eisenhower Matrix)
업무를 네 가지로 나누는 방법입니다.
1) 중요하고 긴급한 일
즉시 해야 하는 일
예
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고객 문제 대응
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긴급 프로젝트
2) 중요하지만 긴급하지 않은 일
성과를 만드는 업무입니다.
예
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전략 기획
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시스템 개선
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업무 자동화
성공하는 직장인들은 대부분
이 영역에 많은 시간을 씁니다.
3) 긴급하지만 중요하지 않은 일
예
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단순 요청
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반복 업무
가능하면 위임하거나 줄이는 것이 좋습니다.
4) 중요하지도 긴급하지도 않은 일
예
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의미 없는 회의
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불필요한 업무
가능하면 줄여야 합니다.
3. 업무를 “프로젝트 단위”로 관리한다
많은 직장인들이 일을 단순히 할 일 목록으로 관리합니다.
하지만 일을 잘하는 사람들은
프로젝트 단위로 관리합니다.
예
나쁜 방식
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보고서 작성
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회의 준비
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데이터 정리
좋은 방식
프로젝트
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마케팅 캠페인
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신규 서비스 런칭
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고객 관리 개선
프로젝트 단위로 관리하면
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업무 흐름이 보이고
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우선순위가 명확해집니다.
4. 일정 중심으로 일을 관리한다
많은 직장인들이 To-do 리스트만 사용합니다.
하지만 일을 잘하는 직장인들은
캘린더 중심으로 일합니다.
예
월요일
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오전 : 전략 업무
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오후 : 회의
화요일
-
프로젝트 진행
이렇게 하면 업무가 실제 일정으로 실행됩니다.
이 방법을 Time Blocking이라고 합니다.
즉
업무 시간을 미리 예약하는 방법입니다.
5. 일을 단순화한다
일을 잘하는 직장인들의 특징이 있습니다.
일을 단순하게 만듭니다.
예
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반복 업무 자동화
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업무 템플릿 사용
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체크리스트 사용
예를 들면
보고서 작성 체크리스트
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결론 작성
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데이터 정리
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핵심 메시지 정리
이렇게 하면 업무 속도가 크게 올라갑니다.
6. 하루 업무 정리 루틴을 만든다
성과가 좋은 직장인들은 대부분 업무 루틴이 있습니다.
대표적인 루틴이 있습니다.
업무 정리 루틴
아침
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오늘 할 일 정리
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우선순위 설정
업무 중
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진행 상황 기록
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업무 정리
퇴근 전
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오늘 업무 정리
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내일 업무 계획
이 루틴만 유지해도 업무 효율이 크게 좋아집니다.
일 잘하는 직장인의 핵심 능력
직장 생활을 오래 하다 보면 알게 되는 것이 있습니다.
일을 잘하는 사람들은 대부분
정리 능력이 뛰어납니다.
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생각 정리
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업무 정리
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정보 정리
이 능력은 단순한 업무 능력이 아니라
커리어 전체를 바꾸는 능력입니다.
마무리
직장에서 성과가 좋은 사람들은 대부분 바쁘지 않습니다.
그 대신 체계적으로 일합니다.
일을 잘하는 직장인의 업무 방식은 단순합니다.
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업무를 기록하고
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우선순위를 정하고
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일정으로 관리합니다.
이 세 가지 시스템이 만들어지면
업무 효율은 크게 올라갑니다.
그리고 결국 이것이
성과와 커리어의 차이를 만들게 됩니다.